Когда приходит время конфликтов, то все начинают поднимать переписку по электронной почте. Но она не всегда поможет. Стороны начинают отрицать направление каких-либо писем или говорить, что это ничего не значит. И часто это действительно так. В каких случаях переписка по электронной почте имеет юридическое значение и может быть доказательством.

В нашей практике юридического обслуживания был спор с потребителем, который оплатил товар в интернет-магазине под заказ. Через какое-то время клиент передумал и направил требование вернуть деньги. Он мотивировал это тем, что продавец не уведомил его о сроках поставки. У продавца был настроен Битрикс24, который автоматически отправлял электронные письма покупателю. Но когда потребовалось заверить эти электронные письма в качестве доказательств, выяснилось, что «достать» их из CRM-системы и заверить невозможно. Дело кончилось хорошо для продавца, но показало, что электронную переписку надо вести правильно, иначе она ничего не докажет.

Использование корпоративного домена в электронной переписке дает больше гарантий. Это важно, когда от вашего имени общение ведет несколько человек. Тогда легче доказать, что какой-то из адресов относится к договору. Также указание адресов электронной почты на официальных сайтах упрощает подтверждение автора сообщений.

Для того, чтобы электронная переписка была юридически значимой необходимо указать в договоре на то, что сообщения могут направляться именно этим способом. Также установите электронные ящики полномочных лиц. Просто иногда случается, что некоторые сотрудники без санкции начальника отправляют электронные письма, которые могут быть истолкованы неправильно.

Электронные письма должны направляться из сервисов, которые имеют удобный интерфейс. Чтобы принести эту переписку в суд, необходимо ее распечатать и заверить. Если интерфейс это не позволяет сделать, то возникнут проблемы. Представьте куда в CRM-системе должен зайти нотариус и убедиться, что письмо было действительно отправлено.

Если хотите направить уведомление по электронной почте, то лучше использовать отсканированные копии документов, а не просто писать в теле электронного письма.

Подписи в электронных письмах упрощают доказывание авторства. Поэтому если вы хотите, чтобы электронная переписка что-то смогла доказать - подписывайтесь и просите подписывать письма вашего собеседника.

Свяжитесь с нами, если остались вопросы по юридическому обслуживанию. Подпишитесь на обновления в блоге - Facebook, Telegram, Instagram.