Эта статья о том, что конкретно нужно сделать, чтобы правильно продолжить работу компании и не попасть на штрафы.
В своих последних выступлениях Президент РФ высказывался о необходимости создания условий для того, чтобы компании и предприниматели возвращались к нормальной работе. Было дано указание не «грузить» разного рода дополнительными справками, разъяснениями и согласованиями. Компании должны продолжать работу, соблюдая все необходимые санитарные требования и нормы обеспечения безопасности.
Это указание всем регионам организовать работу таким образом, чтобы экономическая деятельность продолжалась.
Краеугольным камнем становится соблюдение тех самых норм безопасности и санитарных требований. Установлены серьезные штрафы за их нарушения.
Например, если будут нарушены санитарно-эпидемиологические нормы (это различные акты Роспотребнадзора, а также СаНПиНы) в условиях эпидемии, то штраф может составить до 500 т.р. (ч. 2 ст. 6.3. КоАП РФ).
За нарушение режима повышенной готовности грозят штрафом до 300 т.р. (ст. 20.6.1 КоАП РФ). Это те меры, которые региональные власти предписывают соблюдать в своих актах о введении режима повышенной готовности.
При этом, на наш взгляд, проверки будут носить случайный характер. Могут зайти в рамках рейда и обязательно проверят, если кто-то заболевший бывал в компании или вообще мог заразиться там.
Каждый регион устанавливает перечень приостановленных предприятий самостоятельно. Но в настоящий момент это происходит по примеру Москвы. В список попали следующие компании:
1. Компании, которые связаны со следующей деятельностью:
- Временно ограничивается проведение всех массовых мероприятий с очным присутствием граждан. Ограничение касается всех массовых мероприятий (культурных, развлекательных, физкультурных, рекламных, просветительских и иных подобных).
- Ограничивается также и оказание услуг, связанных с проведением вышеуказанных мероприятий в том числе в парках отдыха, торгово-развлекательных центрах;
- Ограничивается посещение гражданами зданий/сооружений, в которых предусматривается проведение вышеуказанных мероприятий.
2. Предприятий общественного питания. Исключением является обслуживание на вынос без посещения гражданами заведения и доставка заказов, они пока продолжают свою работу. То есть посещение помещений кафе, баров и ресторанов должно быть исключено. Также продолжат работу предприятия, осуществляющие организацию питания для работников организации.
3. Объекты розничной торговли. Продолжают работу:
- аптеки и аптечные пункты;
- объекты розничной торговли в части реализации продовольственных и (или) непродовольственных товаров первой необходимости и предприятия, осуществляющие продажу товаров дистанционным способом в том числе с условием доставки. Важно, что Указом (Приложение № 1) устанавливается перечень товаров первой необходимости, но только непродовольственных.
4. Объекты, в которых оказываются косметические услуги, спа-салоны, бани и объекты, оказывающие подобные услуги, предусматривающие очное присутствие гражданина. Могут продолжить работу организации на условиях доставки или дистанционных услуг.
5. В период с 13 апреля по 19 апреля приостановлена деятельность ряда предприятий. Деятельность может продолжиться только в части (1) обеспечивают охрану и содержание помещений, (2) поддержание процессов, которые не могут быть приостановлены, (3) лиц, обеспечивающих начисление и выплату заработной платы. Перечень компаний достаточно большой, с ним можно ознакомиться по этой ссылке. Этот перечень актуален для Москвы и МО.
Остальные организации могут продолжать работу с учетом правил безопасности.
Чтобы работа предприятия соответствовала всем требованиям, необходимо закрыть следующие основные вопросы:
- Правильно оформить отношения с сотрудниками;
- Установить безопасный режим обслуживания клиентов;
- Принять организационные меры безопасности.
Можно выделить четыре категории сотрудников:
- работники, которые обеспечивают технологический процесс деятельности компании и не могут быть переведены на удаленную работу. Это те сотрудники, без личного присутствия которых деятельность бессмысленна.
- работники, которые могут быть переведены на дистанционную работу. Они могут выполнять работу дома без потери функциональности.
- отстраненные от работы. Лица, которых нельзя допускать к работе в связи с режимом повышенной готовности.
- работники в режиме «нерабочих дней». Работники, которые решили не выходить до 30 апреля на работу.
Еще раз о том, кого необходимо отстранить:
- лица, старше 65 лет - дистанционная работа, отпуск, больничный.
- лица, вернувшиеся из-за границы в последние 2 недели - больничный.
- лица, совместно проживающие с вернувшимися из-за границы - больничный.
- лица с определенным перечнем хронических заболеваний (установлен приложением к приказу Мэра Москвы) - дистанционная работа, отпуск, больничный.
- работники с температурой или признаками ОРВИ – больничный.
- лица, в отношении которых есть прямое заключение врача о самоизоляции - больничный.
Шаги по оформлению сотрудников:
- Компания принимает приказ и фиксирует все четыре группы сотрудников. В приказе устанавливаем список работников в каждой группе. Сюда также можно внести исполнителей по гражданско-правовым договорам.
- В отношении отстраненных работников выносим приказ об отстранении.
- С теми, кто продолжает работать, необходимо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору о продолжении работы.
- С работниками на удаленке нужно подписать доп. соглашение о дистанционной работе. Как его оформить можно прочитать в этой статье.
- Сотрудникам необходимо выдать справку о том, что они ездят на работу и указать в ней место работы, должность, сферу деятельности, адрес работодателя и его контакт для связи. Можно привести любую иную дополнительную информацию.
- Получить от сотрудников на больничном соответствующие подтверждения получения листков нетрудоспособности.
- Со всеми приказами ознакомить сотрудников. Можно по электронным каналам связи.
Необходимо предпринять следующие организационные меры:
- обеспечить для сотрудников и клиентов социальное дистанцирование на расстоянии 1,5 метра. Для сотрудников необходимо установить такой процесс работы, чтобы люди не пересекались по возможности, сидели друг от друга на необходимом расстоянии, не скапливались в помещениях. Для клиентов требуется установить разметку, по которой они будут находиться в помещении на нужном расстоянии друг от друга.
- исключить скопление клиентов у вас в помещении. Необходимо установить либо режим посещения по предварительной записи, либо особый режим ожидания (например, вход по одному, исключение семейных визитов, ожидание на улице).
- направить необходимые документы по сотрудникам в органы власти. Сейчас практически каждый регион требует заполнить определенные формы и направить их. В Москве порядок направления изложен здесь. Для других регионов смотрите в актах о введении режима повышенной готовности.
- направлять своим клиентам документы о записи, чтобы они могли без проблем передвигаться по городу. Укажите там цель, адрес и время записи, визита. Это поможет избежать проблем.
- предложите клиентам отложить визиты, которые не связаны с экстренной необходимостью.
- в общедоступных местах повесьте информационные справки для ваших сотрудников и клиентов. Например, разместите на входной двери объявление о режиме работы и приема на предприятии.
- разместите информацию у себя на сайте и других информационных ресурсах.
Подготовьте документы:
- описание конкретного режима можно установить во внутренних положениях. Просто опишите те меры, которые вы принимаете в отношении сотрудников и клиентов.
- утвердите положения приказом и ознакомьте с ним сотрудников.
В отношении сотрудников, которые должны будут передвигаться по Москве необходимо подготовить приказ следующего содержания:
- ознакомить сотрудников, которые обязаны являться к рабочему месту, с Указом Мэра Москвы от 11 апреля 2020 года № 43-УМ "Об утверждении Порядка оформления и использования цифровых пропусков для передвижения по территории города Москвы в период действия режима повышенной готовности в городе Москвые" (либо Постановлением Губернатора Московской области от 11.04.2020 № 177-ПГ "Об утверждении Порядка оформления и использования цифровых пропусков для передвижения по территории Московской области в период действия режима повышенной готовности для органов управления и сил Московской областной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций и некоторых мерах по предотвращению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-2019) на территории Московской области").
- обязать сотрудников совершить 13 апреля 2020 года необходимые действия по оформлению пропусков для передвижения на работу.
- уведомить о недопустимости предоставления недостоверных данных при оформлении пропусков.
- назначить ответственного за контролем оформления пропусков и ознакомить сотрудников с приказом (ознакомление может осуществляться дистанционно).
Уведомляйте своих клиентов о необходимости оформления пропусков для того, чтобы доехать к вам. Выдавайте им направления на визит, где указывайте уведомление о записи, целях визита, необходимости оформления пропуска.
Пожалуй, самая значительная часть мер, которые необходимо предпринять каждой организации. Просим ознакомиться с данными актами, так как значительная часть проверок будет связана именно с ними.
Какие санитарно-эпидемиологические меры должны быть приняты организациями:
- информировать работников о необходимости соблюдения правил личной и общественной гигиены.
- утвердить инструкцию входного контроля и вести журнал осмотров с учетом выявленных и направленных в мед. учреждения лиц.
- организовывать изменение температуры и отстранять от работы сотрудников с повышенной температурой тела и с признаками инфекционного заболевания, контролировать вызов врача отстраненным работником. Также необходимо уточнять состояние здоровья работника и лиц с ним проживающих, информацию о возможных контактах с больными/вернувшимися из другой страны/другого субъекта РФ (в формате опроса или анкетирования).
- организовать возможность при входе в организацию обработки рук антисептиками/дезинфицирующими салфетками и контроль соблюдения данной процедуры.
- контролировать соблюдение самоизоляции работников, которым это необходимо.
- при поступлении запроса из Роспотребнадзора или оперативного штаба незамедлительно сообщать обо всех контактах зараженного и проводить дезинфекцию помещений.
- не допускать на рабочие места работников (а также лиц, которые совместно проживают с такими), прибывших из Китая, Южной Кореи, Ирана, США, Великобритании, стран ЕС и других европейских стран, а также тех, в отношении которых врачами принято решение об изоляции, а также применить меры по дезинфекции места, где находился заболевший.
- не допускать на рабочие места лиц старше 65 лет и предоставить им либо оплачиваемый отпуск, либо дистанционные условия работы.
- не допускать на рабочие места лиц с хроническими заболеваниями (можно посмотреть перечень здесь) и предоставить им либо оплачиваемый отпуск, либо дистанционные условия работы.
- обеспечить социальное дистанцирование для сотрудников и клиентов на территории работодателя. Между людьми должно быть не менее 1,5 метров. Это может быть обеспечено за счет специальной разметки, особого режима доступа, либо иными разумными методами.
- обеспечить наличие не менее чем пятидневного запаса дезинфицирующих средств для уборки помещений и обработки рук сотрудников, средств индивидуальной защиты органов дыхания на случай выявления лиц с признаками инфекционного заболевания (маски, респираторы) с учетом необходимости их систематической замены.
- каждые 2 часа проветривать рабочие помещения
- ограничить любые корпоративные мероприятия в коллективах, участие работников в иных массовых мероприятиях
- если есть возможность, применять в рабочих помещениях бактерицидные лампы, рециркуляторы воздуха.
- организовать разделение рабочих потоков и разобщение коллектива. То есть разместить сотрудников на разных этажах, в отдельных кабинетах, организовать работу в несколько смен.
- организовать качественную уборку всех помещений с применением дезинфицирующих средств вирулицидного действия, уделяя особое внимание контактным поверхностям, местам общего пользования.
основные и вспомогательные помещения – 2 раза в день
дверные ручки – каждый час
санитарные узлы (пол, санитарно-техническое оборудование, в т.ч. вентили кранов, спуск бачков унитаза) – 3 раза в день
- обеспечить наличие уборочного инвентаря и его дезинфекцию после каждой уборки.
- назначить ответственного за соблюдение профилактических мер и утвердить для него план мероприятий.
- принять инструкцию по уборке (дезинфекции) помещений, а также применению мер индивидуальной защиты и ознакомить с ними ответственных.
- обеспечить наличие документов, подтверждающих проведение очистки и дезинфекции систем вентиляции и кондиционирования воздуха силами аккредитованных организаций (с оценкой эффективности работ).
- при самостоятельном изготовлении дезинфицирующих средств утвердить соответствующую инструкцию, выделить помещение (приготовление рабочих растворов дезинфицирующих средств должно проводиться в специальном вентилируемом помещении, в котором не допускается хранение личных вещей, пищевых продуктов, присутствие посторонних лиц, прием пищи, курение и т.п.)
- ограничить доступ лиц, не связанных с деятельностью организации/предприятия, исключение составляют работы, связанные с производственными процессами (ремонт, тех. обслуживание).
- организовать работу курьерской службы и прием корреспонденции бесконтактным способом (выделить специальные для этого места и устройства приема корреспонденции).
- передавать информацию преимущественно в электронном формате/по телефону.
- ограничить перемещение сотрудников в перерывах от работы.
- при необходимости выделить сотрудников, отвечающих за перемещение материалов, изделий и документов между цехами, участками, отделами и обеспечить их масками и перчатками.
- при централизованном питании работников – организовать посещение столовой коллективами отделов по графику.
- при отсутствии столовой – выделить специальное помещение для приема пищи с оборудованной раковиной для мытья рук и наличием антисептика.
- ограничить командировки.
Итого компании необходимо иметь следующий перечень документов:
- Журнал входного контроля состояния сотрудников.
- Инструкция по осуществлению входного контроля сотрудников и клиентов.
- Инструкция по режиму уборки помещений и использованию/изготовлению дезсредств, а также режиму проветривания.
- Инструкция по использованию средств индивидуальной защиты работниками и клиентами.
- Положение о режиме обслуживания клиентов и обеспечению социального дистанцирования.
- Положение об организации безопасных условий при работе в организации и правилах личной гигиены.
- План мероприятий по соблюдению мер безопасности.
- Развесить графики уборки с отчетностью сотрудников.
- Опросный лист о посещении сотрудником или лицами совместно с ними проживающими зарубежных стран, наличию признаков заболеваний.
- Приказ об утверждении ответственных за выполнение санитарно-эпидемиологических мероприятий и мер безопасности и плана мероприятий.
- Приказ об утверждении всех инструкций, положений, ведения журналов.
Положения, инструкции и приказы можно совмещать. Главное необходимо отразить там все необходимые мероприятия и расписать их применительно к вашей организации.
У Вас остались вопросы? Свяжитесь с нами в Telegram или WhatsApp.