Статья о том, какие конкретные действия стоит предпринять бизнесу, чтобы защитить свои активы от кражи или уничтожения - недвижимость, права аренды, интеллектуальная собственность, права на компанию, информация, клиентские базы. Другими словами, поговорим об объектах, которые непосредственно влияет на прибыль.
Есть три базовых шага по защите активов бизнеса. Они актуальны во всех случаях:
1 шаг - оформление прав и хранение документов.
Абсолютно любой актив возникает в результате совершения тех или иных юридических действий. Это может быть подписание договоров, актов, совершение платежей, публикация объектов в открытом доступе, электронная переписка, регистрация в различных реестрах и так далее. Нет оформления - нет активов.
Любая защита активов бизнеса начинается с создания и сбора документов, которые подтверждают права. Они должны быть подготовлены заблаговременно и находиться в доступном месте. У вас должен быть неограниченный доступ к ним. Так, в случае конфликта, они могут быть спрятаны злоумышленником, украдены работниками, изъяты государственными органами. Это очень усложняет защиту.
2 шаг - закрепление прав.
Само по себе оформление прав не всегда защищает актив. В большинстве случаев необходимо предпринять еще дополнительные меры. Это необходимо для установления дополнительных барьеров. Например, могут устанавливаться дополнительные юридические процедуры, штрафы, неустойки, фиктивные держатели прав, обременения. Выбор таких шагов зависит от конкретного актива.
3 шаг - контроль за активами.
Этот рутинный процесс. Необходимо определить с какой периодичностью вы будете проверять свои права на активы. Вы можете заходить в электронные базы, государственные реестры, заказывать выписки и т.п. Чаще всего о том, что есть угроза становится известно по прошествии времени.
Основные группы активов:
1) Интеллектуальная собственность. Сюда входит сайт, контент, программное обеспечение, товарный знак и фирменный стиль, деловая репутация, книги, материалы, выступления ваших сотрудников и т.п.
Шаг 1. Оформление прав на интеллектуальную собственность:
- если актив создается собственными силами, то необходимо хранить исходники/черновики, фиксировать процесс создания объекта любыми доступными способами.
- если вы заказали произведение по договору, то необходимо обеспечить в договоре фразу о переходе прав, подписать все документы о передаче этих прав.
Права на интеллектуальную собственность возникают с момента ее создания, можно сказать сами собой. Но процесс этого создания лучше фиксировать.
Шаг 2. Закрепление прав.
- интеллектуальная собственность на ряд произведений подлежит государственной регистрации. К таким объектам относится товарный знак, программное обеспечение, отдельные дизайнерские решения, изобретения. То есть, полноценная защита вашему логотипу будет предоставляться именно с момента государственной регистрации его как товарного знака. Этот инструмент облегчает судебную защиту и взыскание убытков, неустоек.
- для объектов, которые не подлежат государственной регистрации существует система депонирования произведений на сайте Российского авторского общества (http://rao.ru/for-rightholders/deponirovanie-neobnarodovannyh-proizvedenij/). Депонирование это негосударственная форма подтверждения прав.
- в отдельных случаях произведение может быть опубликовано в социальных сетях, которые подтверждают дату и источник публикации. Например, публикация видео на youtube будет считаться одним из доказательств прав на произведение.
- нотариальное заверение интернет-страниц. Любой нотариус может составить протокол осмотра интернет-страницы и зафиксировать ее содержимое в протоколе. Этот документ также можно будет использовать в спорах.
- отправка по почте самому себе. Берем конверт, идем на почту, отправляем себе письмо, получаем его, откладываем на черный день и не распечатываем.
Шаг 3. Контроль за активами.
В данном случае контроль выражается в виде постоянного мониторинга информационного пространства. Цель - убедиться в том, что вашу интеллектуальную собственность никто не использует, что не нарушается ваша деловая репутация. В данном случае защита будет в первую очередь выражаться в оперативном и жестком реагировании на эти нарушения.
2) Недвижимость. К данной группе можно отнести не только собственность, но и аренду офиса, склада, торговой точки.
Шаг 1. Оформление прав на недвижимость происходит строго путем регистрации в Едином государственном реестре недвижимости. Данный реестр содержит данные о собственнике и это является гарантией того, что актив ваш. Аренда на 11 месяцев, либо бессрочная аренда регистрации не подлежит.
Если с недвижимостью все понятно, то огромное количество предпринимателей попадается на аренде. При заключении договора важно обратить внимание на следующие пункты:
- возможность арендодателя вас выгнать в любой момент.
- ваша возможность съехать. Договор прямо должен указывать, что вы имеете на это право.
- штрафы на ровном месте. Многие договоры содержат большое количество штрафов, которые арендодатель может держать на «черный» день.
- возможность ограничить доступ в помещение.
Шаг 2. Закрепить права на недвижимость можно несколькими способами:
- создать искусственный залог. Тогда в случае форс-мажора «свой» залогодатель сможет забрать недвижимость. Также любые сделки с недвижимостью будут происходить только с согласия залогодателя.
- уведомить Росреестр о том, чтобы все сделки с недвижимостью совершались только в вашем личном присутствии.
- иногда для защиты используют контролируемый арест.
Шаг 3. Контроль активов.
С недвижимостью все просто. Необходимо с определенной периодичностью заказывать выписки из реестра недвижимости. Сегодня это можно делать онлайн и практически бесплатно.
3) Права на компанию.
Шаг 1. Права на долю в компании появляются с момента внесения в реестр налоговой. Но после регистрации (по закону надо до, но лучше поздно, чем никогда) необходимо полностью оплатить уставный капитал на расчетный счет компании.
С точки зрения защиты при регистрации в уставе важно решить следующие вопросы:
- возможность третьим лицам войти в компанию (купить долю или внести взнос в уставный капитал).
- порядок принятия решений по основным вопросам общего собрания (простое большинство, 2/3, 3/4, единогласно).
- возможность безусловного выхода из компании участника по одному лишь заявлению.
- положение о неконкуренции среди учредителей.
- порядок совершения сделок с самими ценными активами бизнеса.
Еще раз повторю, что очень важно хранить все документы на компанию в доступном и безопасном месте. Также рекомендуем сделать нотариальные копии документов и хранить их также в отдельном месте.
Шаг 2. На втором шаге принимаются меры по урегулированию партнерcких отношений. Базовым инструментом является заключение корпоративного договора. Это основной документ, который закрепляет договоренности между партнерами. В процессе вы проработаете и поднимете много вопросов, которые не появились бы в другой ситуации.
Шаг 3. Контроль ситуации заключается в периодической проверке своего юридического лица и себя, с помощью ВСЕХ сервисов на сайте nalog.ru.
Также рекомендуем время от времени проверять не открыли ли ваши партнеры конкурирующие организации.
4) Клиентская база и команда. Эти две группы объединены, потому что существует в постоянном взаимодействии.
Шаг 1. Главная проблема состоит в том, что оформить права на команду или клиентскую базу невозможно. Есть ряд ограничений, которые позволяют ограничить возможность к краже информации.
Шаг 2. Помимо ограничения доступа к клиентской базе необходимо установить режим коммерческой тайны в отношении этой информации. Это делается на уровне принятия внутреннего документа, маркировки самой информации и заключения соглашений с сотрудниками. Распространение сведений карается неустойкой.
Правильное оформление отношений с сотрудниками в будущем не позволит им шантажировать вас. Необходимые действия:
- заключить трудовой договор и передать его копию сотруднику под роспись.
- закрепить конкретные должностные обязанности.
- не нарушать сроки выплаты зарплаты.
- все самые важные правила, которые есть в организации необходимо закрепить в документе.
Дополнительно рекомендуется установить следующее:
- запрет использовать офисный компьютер для каких-либо личных целях.
- запрет конкурировать с работодателем.
- запрет на распространение коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
- договор о полной материальной ответственности, в том числе, коллективной.
Шаг 3. Контроль за сотрудниками и сохранностью клиентской базы эффективнее всего осуществлять с помощью технических средств, частые проверки контрагентов на предмет однодневок и подставных фирм
Самая дешевая и эффективная защита активов та, которая предпринята до того, как что-то случилось.
Свяжитесь с нами, если остались вопросы по юридическому обслуживанию. Подпишитесь на обновления в блоге - Facebook, Telegram, Instagram