Это особый режим, который установлен в Трудовом кодексе РФ. Задачи сотрудником выполняются вне места нахождения компании, ее филиалов, отделений, других мест, которые под контролем работодателя. При этом основное взаимодействие между работником и организацией происходит через Интернет. Ситуация, когда работник систематически появляется в офисе не является дистанционной работой.
Новых сотрудников можно перевести на дистанционную работу путем заключения соответствующего трудового договора. С действующими сотрудниками можно заключить срочное дополнительное соглашение о дистанционной работе.
Трудовой договор или дополнительное соглашение о дистанционной работе могут заключаться следующим образом:
- в виде обычного обмена письменными бумажными документами. Его можно организовать при личном присутствии или с использованием почтовой или курьерской связи.
- обмен электронными документами с усиленной электронной подписью. То есть, это те подписи, которые получаются в удостоверяющих центрах. В данном случае простые отсканированные документы не подойдут.
- в условиях распространения коронавируса различные акты допускают обмен простыми электронными документами для установления трудовых отношений.
Если договор заключается в электронном формате – не забудьте направить оригинал на бумажном носителе работнику. При дистанционной работе можно не вносить записи в трудовую книжку.
При установлении для работника дистанционного режима работы все локальные акты (правила трудового распорядка, внутренние положения) должны быть направлены работнику в электронном виде, а сотрудник должен направить ответ об ознакомлении и принятии указанных актов.
Трудовой договор – это обычный договор с рядом особых условий. Рекомендуем отразить следующие положения помимо стандартных условий договора:
- срок договора. Если вы нанимаете сотрудника на дистанционную работу на период коронавирусных мероприятий, то необходимо указать срок, на который заключается договор или соглашение. Можно установить и бессрочный характер работы.
- режим работы. По общему правилу работник вправе самостоятельно определять режим труда и отдыха. Если вам требуется, чтобы работник был в контакте в определенном режиме, то необходимо это все подробно отразить. Отразите также, когда должен являться такой сотрудник в офис. Например, это может быть связано с обсуждением конфиденциальных вопросов или с какими-то глобальными совещаниями.
- порядок взаимодействия и оборудование. Компания может рекомендовать сотруднику взаимодействовать через определенные программные и технические средства. Это могут быть CRM-системы, почтовые аккаунты, другое ПО. Что касается оборудования, то работнику может быть предоставлен, например, служебный ноутбук и все взаимодействие будет осуществляться через него. Если работник отходит от этих требований, то может быть привлечен к ответственности вплоть до увольнения.
- порядок постановки и обсуждения задач. Как работодатель будет ставить задачи необходимо отразить в соглашении. Это могут быть различное ПО, электронная почта, мессенджеры. Отразите прямо адреса, аккаунты и номера сторон.
- отчетность. Установите форму и периодичность направления отчетности о проделанной работе.
- правила безопасности. Если работодатель выдал компьютер работнику, то ознакомьте его с правилами безопасности в отношении электроприборов. Мало ли что может произойти. Если предоставлен доступ к программным средствам, то пришлите инструкцию и правила информационной безопасности. Например, что логин и пароль – это конфиденциальная информация.
- правила прекращения режима дистанционной работы. Работодатель здесь может определять их сам. Например, вписать, что он может прекратить договор, уведомив за две недели. Если особые основания в трудовом договоре не прописаны, то будут действовать общие правила.
По ссылкам ниже вы можете скачать образец трудового договора о дистанционной работе, а также дополнительное соглашение о дистанционной работе. Но обращаем внимание, что не стоит их просто скачивать, распечатывать и подписывать. Прочитайте информацию выше и отразите ее там. Иначе эти бланки, как и любые другие могут сыграть злую шутку.
Скачать образец трудового договора на дистанционную работу
Скачать образец дополнительного соглашения к трудовому договору о переводе на дистанционную работу